Elegir un sistema POS para restaurantes ya no consiste únicamente en encontrar un programa que permita registrar ventas e imprimir una factura.
La operación de un restaurante es mucho más compleja.
Hay pedidos que deben llegar a diferentes áreas de preparación, ingredientes que salen constantemente del inventario, meseros atendiendo varias mesas al mismo tiempo, recetas con costos que pueden cambiar y propietarios que necesitan saber qué está pasando en el negocio incluso cuando no están presentes.
Por eso, cuando un empresario busca el mejor sistema POS para restaurantes, debería preguntarse primero cuánto control puede darle realmente la tecnología sobre su operación.
En Colombia existen diferentes alternativas. Una de ellas es Galaxia POS, el software desarrollado por Galaxia Tech para administrar restaurantes y otros establecimientos comerciales desde una misma solución.
Su propuesta combina herramientas para la operación diaria del restaurante con una característica especialmente importante para quienes quieren evitar pagos recurrentes: su licencia es vitalicia.
¿Qué debe tener el mejor sistema POS para restaurantes?
No todos los restaurantes trabajan de la misma manera.
Una cafetería pequeña puede tener necesidades completamente diferentes a las de un restaurante con decenas de mesas, varios meseros y distintas áreas de preparación.
Sin embargo, existen procesos que prácticamente cualquier establecimiento gastronómico necesita controlar.
Ventas, pedidos, mesas, cocina, inventario, ingredientes, costos y reportes son algunos de ellos.
Un buen sistema POS debería lograr que estos procesos se comuniquen entre sí.
1. Toma de pedidos desde la mesa
Uno de los momentos más importantes de la operación ocurre cuando el mesero toma el pedido.
Si ese proceso depende de escribir una comanda manualmente, llevarla hasta la cocina y posteriormente registrar la venta, aparecen pasos adicionales y mayores posibilidades de error.
Con Galaxia POS, los meseros pueden utilizar una aplicación móvil para registrar pedidos desde un celular o tablet.
El pedido entra al sistema sin necesidad de que el mesero regrese constantemente al computador principal.
Aplicación móvil para meseros
La movilidad puede hacer una diferencia importante durante las horas de mayor demanda.
El mesero puede desplazarse entre las mesas, registrar los productos solicitados y continuar atendiendo mientras el sistema procesa la información.
Esto permite construir una operación mucho más conectada entre salón, caja y preparación.
Menos pasos entre el cliente y la cocina
La tecnología no debería agregar procesos innecesarios.
Debería eliminarlos.
Reducir los pasos que existen entre la toma del pedido y su preparación ayuda a que el equipo pueda concentrarse en atender al cliente y operar el restaurante.
Comandas separadas por áreas de preparación
No todo lo que pide una mesa debe prepararse en el mismo lugar.
Una bebida puede dirigirse al bar mientras un plato fuerte debe llegar a cocina.
Por eso, otro elemento importante al evaluar un software POS para restaurantes es la posibilidad de organizar las comandas según las diferentes áreas de preparación.
Galaxia POS permite trabajar con este tipo de estructura para facilitar que cada área reciba la información correspondiente.
Pantalla de cocina para organizar los pedidos
La cocina es uno de los puntos donde más información converge durante el servicio.
Una pantalla de cocina permite visualizar los pedidos que deben prepararse y ayuda a organizar la operación sin depender exclusivamente de comandas físicas.
Cuando aumenta el número de mesas atendidas simultáneamente, disponer de información organizada se vuelve todavía más relevante.
Control de costos por cada plato
Vender mucho no necesariamente significa ganar mucho.
Un restaurante puede tener platos populares que, después de sumar ingredientes y costos asociados, dejan un margen mucho menor del esperado.
Por eso, conocer el costo de cada plato es una de las funciones que más valor puede aportar un sistema POS especializado en restaurantes.
Recetas e ingredientes conectados con la operación
Galaxia POS permite trabajar con recetas e ingredientes para tener mayor control sobre los productos utilizados en cada preparación.
Esto ayuda al empresario a entender qué hay detrás del precio final de un plato.
Por ejemplo, si una preparación utiliza carne, arroz, vegetales y una salsa determinada, controlar esos componentes permite tener una visión más precisa del costo asociado a la receta.
Saber cuánto cuesta vender antes de mirar cuánto se vendió
Los reportes de ventas responden una pregunta importante:
¿Cuánto vendió el restaurante?
Pero el control de costos permite acercarse a otra igual de relevante:
¿Cuánto cuesta producir lo que estamos vendiendo?
La combinación de ambas perspectivas permite tomar decisiones con más información.
Control de ingredientes e inventario para restaurantes
En gastronomía, el inventario tiene particularidades que otros tipos de comercios no siempre enfrentan.
Los productos se transforman.
Un ingrediente puede formar parte de diferentes preparaciones y una venta puede involucrar el consumo de múltiples insumos.
Por eso, administrar únicamente productos terminados puede quedarse corto.
Del plato vendido a los ingredientes utilizados
Cuando recetas, ingredientes, ventas e inventario forman parte del mismo ecosistema, el propietario obtiene una visión más completa de su operación.
Este tipo de control puede ayudar a identificar diferencias de inventario, revisar consumos y comprender mejor cómo las ventas están afectando las existencias del negocio.
Aplicación móvil para consultar reportes
El propietario de un restaurante no siempre está frente a la caja.
Puede estar comprando insumos, visitando otro punto, reunido con proveedores o simplemente fuera del establecimiento.
Eso no significa que deba perder visibilidad sobre su negocio.
Galaxia POS cuenta con una aplicación móvil de reportes gerenciales, pensada para consultar información de la operación desde el celular.
Tener información del restaurante incluso estando fuera
La posibilidad de consultar reportes desde un dispositivo móvil cambia la relación del propietario con la información.
Ya no necesariamente tiene que esperar a llegar al establecimiento para revisar determinados resultados de la operación.
Para negocios con propietarios que administran a distancia o manejan diferentes responsabilidades, esta característica puede resultar especialmente útil.
¿Sistema POS mensual o licencia vitalicia?
Este es otro punto que debería analizarse antes de elegir.
Actualmente existen soluciones POS que funcionan mediante suscripciones mensuales o anuales. Dependiendo del proveedor, dejar de pagar puede significar perder acceso al servicio.
Galaxia POS trabaja bajo un modelo diferente.
Galaxia POS ofrece una licencia vitalicia
La licencia de Galaxia POS es vitalicia.
Esto significa que el cliente adquiere el software mediante un pago único y puede continuar utilizando la versión adquirida sin tener que pagar una mensualidad por la licencia.
Después del periodo de soporte incluido, el cliente puede contratar mantenimiento para acceder nuevamente a soporte y actualizaciones, pero este mantenimiento no es obligatorio para continuar utilizando la versión del software que adquirió.
Este modelo puede ser especialmente atractivo para negocios que prefieren realizar una inversión inicial en lugar de mantener un pago recurrente por su sistema POS.
Calidad-precio: mirar más allá del valor de la licencia
Hablar de la mejor opción calidad-precio en un sistema POS no significa buscar simplemente el software más económico.
El análisis debería considerar qué recibe el restaurante por su inversión.
Un sistema muy barato que no gestione recetas, comandas, inventario o costos puede terminar obligando al negocio a utilizar herramientas adicionales.
Del mismo modo, una solución con decenas de funciones que el restaurante nunca utilizará tampoco necesariamente representa una mejor compra.
¿Qué incluye Galaxia POS para restaurantes?
La propuesta de Galaxia POS reúne dentro de su ecosistema herramientas como:
- Manejo de mesas y toma de pedidos.
- Aplicación móvil para meseros.
- Comandas por áreas de preparación.
- Pantalla de cocina.
- Recetas y control de ingredientes.
- Control de costos por plato.
- Inventarios.
- Gastos y operación de caja.
- Reportes gerenciales.
- Aplicación móvil para consultar reportes.
- Licencia vitalicia.
La combinación de estas herramientas busca cubrir tanto lo que ocurre frente al cliente como los procesos administrativos que suceden detrás de cada venta.
Entonces, ¿cuál es el mejor sistema POS para un restaurante?
No existe una respuesta idéntica para todos los negocios.
El mejor sistema POS para un restaurante será aquel que se adapte a su tipo de operación, volumen de ventas, cantidad de mesas, personal, necesidades de inventario y forma de administrar.
Por eso, antes de comprar conviene evaluar el sistema funcionando y no limitar la decisión únicamente al precio.
En el caso de Galaxia POS, su propuesta para restaurantes reúne en una misma solución la toma de pedidos, aplicación para meseros, comandas por áreas, pantalla de cocina, recetas, ingredientes, costos por plato, inventario y reportes gerenciales.
A esto se suma su modelo de licencia vitalicia, que permite al empresario adquirir el software sin convertir la licencia en otra mensualidad permanente para el negocio.
Para un restaurante que busca equilibrar funcionalidad, control operativo y una inversión de largo plazo, estos son precisamente los factores que vale la pena comparar antes de escoger su próximo sistema POS.